Min ståndpunkt har alltid varit att alla kan ägna sig åt förbättringsarbete som att skapa en 5S-standard på en arbetsstation. Antingen är jag för naiv, eller så krävs det en kurs, åtminstone intern, för att lära folk syftet med 5S.
En kollega, på en annan avdelning, på min tidigare arbetsplats, missförstod syftet med 5S på ett djupare plan. Troligtvis på grund av att denne dels saknade förståelse, vilket ledde till att personen förlöjligade 5S och satte etikett på linjaler, hålslag och fläktar. Etiketter med sakens namn.
Missförstå mig inte, det är inga problem att märka upp vissa arbetsredskap och maskiner med namn. Men då handlar det i första hand om ovanliga saker som exempelvis vattenavskiljare, något som kan hjälpa personer vid felsökning. Att däremot märka upp en bordsfläkt med namnet fläkt och linjal med ”linjal går till överdrift.
Vad man däremot bör göra är att markera upp ett område på bordet där fläkten, hålslaget och linjalen skall placeras och där märka upp en ruta med tejp och etikett. Då har man en specifik plats för sakerna.
Tyvärr har inte alla kunskap om övriga steg i 5S-arbetet utan tror att ett par meter tejp och etiketter skapar ordning och reda. Absolut, var sak på sin plats är en viktig del, men man har då missat övriga steg i processen.
Som ni vet handlar det om att sortera vilka saker som är nödvändiga för arbetet, och vad som kan avlägsnas. Förutom att märka upp arbetsplatsen handlar strukturera även om att placera verktyg och utrustning på ett så bra ställe som möjligt så att man maximerar den värdeskapande tiden. Självklart behöver man städa arbetsplatsen och dessutom komma fram till en standard, och dokumentera denna, där man beskriver hur arbetsplatsen skall se ut varje dag.
Vi har på min arbetsplats fått i uppdrag att märka upp avställningsytor, golv och lagerplatser i produktion. Det har absolut blivit bättre än tidigare, men eftersom att vi är flera som arbetat med det, till stor del utan konkret plan, så har jag märkt att en del uppmärkta platser inte alls är placerade på den mest optimala platsen, det gäller även om det enbart är tejp på en bordsyta.
Frågan är hur man bäst lär ut 5S så att hela organisationen, från ledningsgrupp till produktionspersonal, får förståelse om varför det är så viktigt med struktur, vad man bör tänka på och hur man skall arbeta. Det kanske bör bli mitt nästa projekt?
Att lära ut 5S tar tid, tid och tid… Det är lätt att göra ett ryck på en arbetsplats och få struktur och ordning, men ett större jobb att bibehålla ordningen och att fortsätta med 5S…dag efter dag, vecka efter vecka, år efter år… Min erfarenhet är att det är lättare om man får med sig alla, börja därför med en enkel sak och förändring. Gör den 5S fullt ut och när man haft den ett tag så kommer alla uppskatta att det är ordning och reda i alla fall på en plats. Eller låt en person som är för 5S (finns alltid folk som gillar ordning) bli den första att genomföra 5S på sin plats. De andra lär se vilken otrolig skillnad det blir och vill gärna följa efter… De som oftast inte gillar 5S är de som har stökigt även hemma eller trivs i kaos. Dessbättre är det få som är såna…
Det viktigaste är att köra 5S fullt ut, dvs se till att det blir lite för mycket struktur och ordning i början så blir det en bra nivå efter en tid. Gör regelbundna 5S besiktningar, både planerade och oplanerade. Engagera alla i detta och gör något roligt av det, men behåll allvaret.
Alla har 5S hemma, utan att ofta veta om det. Besticklådor, garderober med handdukar på ett ställe, lakan på ett annat, kastruller, kryddor etc. Att veta var man har sina arbetsverktyg är väl egentligen bara bra, eller!? Hur skulle ditt senaste tandläkarbesök ha upplevts om tdl inte hittade rätt verktyg. Eller läkaren, kirurgen, bilmekanikern, läraren, flygmekanikern, elektrikern, snickaren m fl. Varför finns det folk som motarbetar ordning och reda? Det bottnar i okunskap och brist på förståelse, brist att kunna se saker i ett större perspektiv… Med rätt förklaringar och exempel kan man få med sig alla i en förändringsprocess! Allt blir ju bättre…