IT-system – en administrativ mardröm

Att minska den administrativa arbetsbördan tror jag att dom flesta strävar efter, eller åtminstone önskar. Men under dom senaste åren har trenden varit den motsatta, vi matar allt mer information i olika datasystem, som i slutändan genererar prydliga grafer i rapporter.

Faktum är att produktivitetstillväxten inte längre ökar i samma takt som förut, utan håller på att plana ut. Vi vet att många tjänster rationaliserats bort, samtidigt som övriga yrkesgrupper tvingas ta över mer administrativa sysslor. Lärare är en sådan grupp som ofta pratar om att deras administrativa börda är för hög och att det stjäl arbetstid från deras egentliga fokusområde, eleverna och lektionstid. Också sjukhuspersonal spenderar mycket tid framför datorer istället för hos patienter.

Många, inklusive jag själv, vittnar om att vi idag har för många olika, och illa anpassade, IT-system. Visserligen har många utvecklare börjat anamma agil utveckling, men många har en lång väg att gå. Tar vi Arbetsförmedlingen som exempel vet vi sedan tidigare att deras interna IT-miljö är katastrofalt dålig, och i veckan kom uppgifter om att dom spenderat miljontals kronor på att utveckla en ny webbplats som troligtvis inte kommer att färdigställas.

Som på dom flesta arbetsplatser använder vi oss på mitt jobb ofta av Microsoft Office. Vi skickar mail med Outlook, använder mallar skrivna i Word och matar in uppgifter i Excel. Officepaketet, och framför allt Excel, är otroligt kraftfullt; men används idag till allt möjligt. Från att skriva stationsbeskrivningar, till att skapa diagram och månadsrapporter.

Vi skall på min arbetsplats nu försöka minska den tid vi som arbetar i produktion lägger på administrativt arbete i vårt affärssystem, det program vi bland annat använder oss för att hantera lager, utskrivning av tillverkningsordrar och inleverans av färdiga produkter.

Programmet är skräddarsytt för oss, eller är i alla fall tänkt att vara det. Eftersom vi är flera i produktion som använder samma inloggning, samt att man valt att inte skräddarsy utseendet och funktionerna efter dom olika behoven på arbetsplatsen, har vi tillgång till alla fällt och menyer. Det betyder att vi kan ignorera många av dom fält som finns, och att det ibland är svårare att göra rätt, mycket på grund av att dom lathundar som bör finnas antingen saknas, är otydliga eller rentav är felaktiga. Som exempel kan jag berätta att vi måste gå in i fyra olika menyer, med undermenyer, för att leverera in färdiga produkter.

För att effektivisera affärssystemet behöver man alltså anpassa det utifrån det behov vi har och ta bort överflödig information och fält samt försöka att samordna flera fält på en och samma sida.

Nu skall vi alltså minska mängden administrativt arbete i produktion. Något som diskuteras är att man bör samordna korrigeringen av tillverkningsordrar istället för att ta det pö om pö. Eftersom vi har krav på spårbarhet, samtidigt som lagernivåerna inte alltid stämmer, måste artiklar och lagersaldon ibland korrigeras. Den som vet vad rotorsaksanalys innebär inser snabbt att problemet inte alls är att vi måste korrigera tillverkningsordrar, ibland flera stycken beroende på antalet utskrivna, utan att det faktiskt är ett symptom på bristande saldokontroll i lagerhanteringen.

Givetvis är exemplet ovan enbart en sak, och det är självklart positivt att man försöker minska det administrativa arbetet, men i det här fallet försöker man som jag tidigare skrev hantera symptomet och inte rotorsaken. Givetvis kan jag försöka berätta det för dom, men dels ingår det inte i mina arbetsuppgifter och det är mer givande att skriva ett blogginlägg om ämnet.

Tips: Lyssna på Jonas Söderström, författare till boken Jävla Skitsystem!, som medverkar i avsnitt 16 av Logistikpodden.