Arbetsinstruktioner är viktiga för att kunna säkerställa att arbetet utförs på ett korrekt sätt och håller hög kvalitet. Men det är inte enbart den som vanligtvis utför arbetsuppgiften som har nytta av att det finns uppdaterade instruktioner, utan även den som inte har som uppgift att utföra arbetet. Då kan det handla om kvalitetsansvariga, kvalitetsrevisorer eller kunder som vill säkerställa att arbetet utförs på ett korrekt sätt.
Tyvärr har jag inte alltid haft tillgång till arbetsinstruktioner. Antingen har det inte funnits några, eller så har arbetssättet utvecklats snabbare än instruktionen för hur arbetet skall utföras. Detta skapar problem. Inte enbart för den som är ny, eller för den som vill förvissa sig om att arbetet utförs på ett korrekt sätt, utan även för den som av olika anledningar behöver dokumentera produktionsprocessen.
Senast förra veckan fick jag frågor hur jag arbetar, och att svara på rak arm leder oftast till att man glömmer någon potentiellt viktig detalj, eller utelämnar den av olika anledningar. Det är alltid lika frustrerande när man tvingas repetera och i detalj försöka beskriva arbetssättet, inte sällan samtidigt som man försöker utföra det, eller någon annan arbetsuppgift, efter bästa förmåga.
Vi har påbörjat ett arbete på min arbetsplats med att försöka uppdatera och samtidigt förenkla monteringsinstruktionerna. Istället för långa noveller skall momenten skrivas ned i punktform med vad, hur och varför arbetet utförs. Eftersom det är ett nytt format, och tidigare instruktioner helt, eller delvis, är utdaterade, är det ett tidskrävande arbete som först kräver att man går ut i produktion och försöker beskriva arbetet, och sedan renskriver och formulerar om instruktionerna vid en dator.
Det är svårt att säga om detta upplägg är det mest effektiva, men eftersom vi inte har tidigare erfarenhet av instruktionsmallarna så är det den bästa lösningen vi i dagsläget har kommit på. Arbetsinstruktionerna utgår från mallar skrivna i Microsoft Excel och liknande instruktioner används av bland andra Volvo Personvagnar.
När alla instruktioner är uppdaterade, vilket troligtvis inte kommer att ske under 2016, blir det avsevärt mycket lättare, åtminstone i teorin, att hålla dokumenten levande och tanken är att texten skall uppdateras så fort ett nytt arbetsmoment tillkommer, eller tas bort. Förhoppningsvis bör produktionspersonal också kvittera att dom tagit del av informationen vid varje förändring. Men det är en senare fråga.
Så om vi återgår till frågan hur vi arbetar så kan vi med uppdaterade arbetsinstruktioner enkelt förklara det för alla funktioner inom företaget, men också för externa personer som av olika anledningar kräver att få veta våra arbetsmetoder. Det är avsevärt mycket enklare att sända över en PDF-fil, än att varje gång skriva en ny illa skriven instruktion som bygger på hörsägen.
Har ni några råd kring hur man arbetar med att ta fram nya instruktioner? Har du missat det tidigare inlägget om elementblad så kan du läsa det här. Skriv gärna en kommentar, eller skicka e-post, med förslag på ämnen eller vad du tycker är bra, och dåligt, med blogginläggen.