Allmänt

Kraschad hårddisk stoppar produktionen

av
Hårddisk Krasch
Foto: William Warby / CC BY 2.0

Under två dagar har produktionen stoppas, detta till följd av att en maskin, som delvis drivs av en dator med operativsystemet Windows, råkat ut för en hårddiskkrasch. Det var igår vi inte kunde starta skärmen och efter en omstart fungerade datorn, men bara hjälpligt och ovanligt segt.

Först trodde man att maskinen kunde ha drabbats av någon form av virus, någon hade satt i en nätverkssladd som av någon anledning hängde vid datorn, som var kopplad till internet. Vad som hände efter att jag gick hem vet jag inte, men på morgonen såg jag att den varnade om en felaktig hårddisk.

Idag har den IT-ansvarige på företaget tagit hand om datorn och jag fick veta att hårddisken var trasig och att den nu bytts ut mot en ny SSD-hårddisk, vilken är snabbare än en traditionell mekanisk hårddisk. Vad jag kunde se så installerade man operativsystem och programvara på datorn när jag slutade för dagen.

Att en dator går sönder är inte ovanligt, det händer varje dag någonstans i världen. Som jag förstår det hade man missat att skapat en säkerhetskopia av hårddisken, åtminstone inte det senaste året, vilket också gör att det tar ytterligare längre tid att återställa programvaran. Idag är det inte svårt, och det tar inte heller lång tid, att regelbundet säkerhetskopiera en dator.  När köpt en ny dator och installerat operativsystem, program och nödvändiga drivrutiner bör man skapa en avbild av hårddisken. Då kan man enkelt återställa datorn till grundutförandet vid problem. Utöver avbilder bör man regelbundet säkerhetskopiera program och filer som man vill, eller måste, spara. Man kan antingen spara datan genom att fysiskt föra över filerna till en extern hårddisk, eller CD-skiva, eller använda någon form av automatisk backuplösning till molnet eller en företagsbaserad backuplösning. Man bör givetvis både ta regelbundna kopior och datera dom.

Förhoppningsvis har man lärt sig något av detta. Att alla datorer på företaget, inte bara dom där alla filer lagras centralt, regelbundet måste säkerhetskopieras. Hårddisken som nu sitter i denna dator har en garanti på fem år, men om man glömmer bort den igen och den kraschar, inom eller efter 5 år, så står man där och får lägga in alla inställningar manuellt, om backup saknas.

Backuplösningar är betydligt billigare än arbetsgivaravgifter, lön och brutna leveranslöften till kunder. Även om man i ett första skede inte kan tro det.

Jag vill avsluta detta blogginlägg med att uppmana dig att säkerhetskopiera viktiga filer och foton som finns på alla dina, och dina familjemedlemmars, enheter. Mobiltelefoner, surfplattor och datorer riskerar att krascha. Ha minst tre backuper. Hemma (on-site), I bankfack eller på annan säker plats (off-site) och eventuellt även en molnbaserad backuplösning. Säkerhetskopiera mera!

Att tjuvlyssna på bussen

av
Hamburgare
Foto: Hamburgare

Det finns många sätt att hämta inspiration till nya blogginlägg. Mycket hämtar jag från min egen vardag, från nyhetsinslag och tidningsreportage. Men att överhöra andras samtal, på arbetsplatsen, på bussen till och från jobbet, eller på andra offentliga platser ger också upphov till intressanta frågor, framför allt när personerna diskuterar ämnen som intresserar mig.

På väg hem från jobbet i fredags hörde jag två andra ungdomar som pratade om deras arbetsplats. Som jag förstår det arbetar dom för en av dom större snabbmatskedjorna som finns etablerade i Sverige. Diskussionen handlade dels om arbetstider och arbetsmängd, kunder som dom hade träffat, men också om hur företagets olika IT-system kunde förbättras och vilka processer som skapade irritation för dom i arbetsdagen.

Som många andra företag använde sig också denna restaurang av en sorts tidredovisningssystem, en stämpelklocka. Men som jag förstod det behövde man manuellt starta om systemet inför varje ny arbetsdag. Omstarten som tog ungefär 20-30 minuter skulle övervakas för att upptäcka eventuella felmeddelanden som kunde fördröja processen ytterligare. En av personerna på bussen frågade varför den inte gjorde det automatisk varje dag.

Även om jag inte har någon inblick i hur tidsredovisningen sker på min arbetsplats, jag stämplar bara in när jag börjar och ut när arbetsdagen är över. Behöver jag gå tidigare eller kommer att vara ledig nästkommande arbetsdag så använder jag mig av en av dom koder som finns i systemet. Min chef kan sedan korrigera och lägga in exempelvis sjukdom eller ledighet från datorn. Själva systemet fungerar automatiskt, även om servern ligger nere så lagrar stämpelklockan automatiskt uppgifterna och för in dom i systemet vid ett senare tillfälle.

Mina medpassagerare funderade också över hur man kunde förbättra systemet för att ta emot beställningar till restaurangen, från kassorna till den som lagade och förberedde maten. Där handlade diskussionen om någon form av rullgardinsmeny, men utan någon vetskap om systemet är det svårt att förstå.

Eftersom det är ett stort företag med flera olika franchise-restauranger i flera länder tror jag det är svårt för dom unga arbetarna att föra fram sina synpunkter med förslag på förändringar som skulle förbättra för företaget och dom anställda i deras vardag. Nu vet jag inte hur företaget tar vara på förslag, eller om dom ens har ett sätt för att fånga upp dom. När det handlar om centralt kodade, och troligtvis hostade, IT-system är chansen troligtvis minimal för att det skall förbättras.

Men som ni vet är det viktigt att ge anställda möjlighet att påverka arbetet och fånga upp deras kreativitet och förslag. Ett ledarskap som uppmuntrar till engagerade medarbetare kommer också att få en trevligare psykosocial arbetsmiljö samt en ökad lönsamhet.

Att arbeta utan arbetsinstruktioner

av
Elementblad Operator Instruction Sheet
Operator Instruction Sheet (OIS)

Arbetsinstruktioner är viktiga för att kunna säkerställa att arbetet utförs på ett korrekt sätt och håller hög kvalitet. Men det är inte enbart den som vanligtvis utför arbetsuppgiften som har nytta av att det finns uppdaterade instruktioner, utan även den som inte har som uppgift att utföra arbetet. Då kan det handla om kvalitetsansvariga, kvalitetsrevisorer eller kunder som vill säkerställa att arbetet utförs på ett korrekt sätt.

Tyvärr har jag inte alltid haft tillgång till arbetsinstruktioner. Antingen har det inte funnits några, eller så har arbetssättet utvecklats snabbare än instruktionen för hur arbetet skall utföras. Detta skapar problem. Inte enbart för den som är ny, eller för den som vill förvissa sig om att arbetet utförs på ett korrekt sätt, utan även för den som av olika anledningar behöver dokumentera produktionsprocessen.

Senast förra veckan fick jag frågor hur jag arbetar, och att svara på rak arm leder oftast till att man glömmer någon potentiellt viktig detalj, eller utelämnar den av olika anledningar. Det är alltid lika frustrerande när man tvingas repetera och i detalj försöka beskriva arbetssättet, inte sällan samtidigt som man försöker utföra det, eller någon annan arbetsuppgift, efter bästa förmåga.

Vi har påbörjat ett arbete på min arbetsplats med att försöka uppdatera och samtidigt förenkla monteringsinstruktionerna. Istället för långa noveller skall momenten skrivas ned i punktform med vad, hur och varför arbetet utförs. Eftersom det är ett nytt format, och tidigare instruktioner helt, eller delvis, är utdaterade, är det ett tidskrävande arbete som först kräver att man går ut i produktion och försöker beskriva arbetet, och sedan renskriver och formulerar om instruktionerna vid en dator.

Det är svårt att säga om detta upplägg är det mest effektiva, men eftersom vi inte har tidigare erfarenhet av instruktionsmallarna så är det den bästa lösningen vi i dagsläget har kommit på. Arbetsinstruktionerna utgår från mallar skrivna i Microsoft Excel och liknande instruktioner används av bland andra Volvo Personvagnar.

När alla instruktioner är uppdaterade, vilket troligtvis inte kommer att ske under 2016, blir det avsevärt mycket lättare, åtminstone i teorin, att hålla dokumenten levande och tanken är att texten skall uppdateras så fort ett nytt arbetsmoment tillkommer, eller tas bort. Förhoppningsvis bör produktionspersonal också kvittera att dom tagit del av informationen vid varje förändring. Men det är en senare fråga.

Så om vi återgår till frågan hur vi arbetar så kan vi med uppdaterade arbetsinstruktioner enkelt förklara det för alla funktioner inom företaget, men också för externa personer som av olika anledningar kräver att få veta våra arbetsmetoder. Det är avsevärt mycket enklare att sända över en PDF-fil, än att varje gång skriva en ny illa skriven instruktion som bygger på hörsägen.

Har ni några råd kring hur man arbetar med att ta fram nya instruktioner? Har du missat det tidigare inlägget om elementblad så kan du läsa det här. Skriv gärna en kommentar, eller skicka e-post, med förslag på ämnen eller vad du tycker är bra, och dåligt, med blogginläggen.

Den digitala sjukvården

av
Ambulans sjukhus
Foto: Hangsna / CC BY-SA 4.0

I dagens sändning av Ring P1, med Sofie Ericsson, i Sveriges Radio, medverkade en kvinna som hade synpunkter på den nuvarande journalhanteringen, vilken hon ansåg vara förlegad. Som dom flesta vet hanteras journaler i olika system beroende på landsting. Situationen är ohållbar eftersom man antingen måste vänta på den lokala postgången, eller använda sig av en faxmaskin. Har alla födda på 90-talet och framåt sett en sådan maskin?

Kvinnan lyfte också upp problemet att man som läkare måste ha med sig en laptop vid hembesök och liknande för att fortfarande ha tillgång till patientens journaler, eftersom allt idag är digitaliserat. Just det argumentet tycker jag motsäger det förstnämnda. Jag är däremot helt enig om att man bör spara journalkopior i pappersform, än idag, som komplement. Det har faktiskt hänt att IT-systemen för sjukvården har legat nere i flera veckor, eller varit nästintill oåtkomliga. Detta så sent som 2015.

Utöver kommunikationsproblemet mellan olika vårdinrättningar har ett och samma sjukhus ofta flera olika IT-system för olika funktioner. System som ibland inte ens kan kommunicera med varandra. För något år sedan såg jag ett nyhetsinslag där en sjuksköterska tvingades skriva ut en text från ett program, för att i nästa sekund skanna in pappret i ett annat. Att ha olika system är i sig inga problem, faktum är att vi idag använder en hel uppsjö av olika mjukvaror varje vecka. Även om nya IT-system utvecklas för framtiden så behöver dom inte tas fram av samma företag, men man behöver komma överens om en standard och möjligheten att antingen ge vårdpersonal från andra institutioner tillgång till deras gemensamma journalsystem, eller en möjlighet att transferera journalerna digitalt mellan olika system.

Läkare och övrig vårdpersonal har ofta behov av att vara flexibla och ständigt på språng. Antingen för hembesök, eller mellan olika patienter på sjukhuset. Därför bör man se över möjligheten att skapa ett plattformsoberoende system där man ger dom möjlighet att använda både datorer och mobila plattformar som surfplattor och mobiltelefoner för att kunna administrera patientjournaler. Nu vet jag inte hur det fungerar idag, men på film ser man ofta läkare med diktafoner. Kan man använda sig av den inbyggda mikrofonen och bifoga ljudklippet direkt i patientens journal?

Det är inte alls säkert att all information måste vara digital, eller att det är den bästa lösningen. Därför är det viktigt att det är vårdpersonalen som får vara med och lämna synpunkter och ges utrymme att i tvärsammansatta grupper samarbeta med både utvecklare och chefer för att minska den administrativa bördan och frigöra mer tid för patienter.

IT-system – en administrativ mardröm

av
Frustration facepalm
Foto: Pixabay

Att minska den administrativa arbetsbördan tror jag att dom flesta strävar efter, eller åtminstone önskar. Men under dom senaste åren har trenden varit den motsatta, vi matar allt mer information i olika datasystem, som i slutändan genererar prydliga grafer i rapporter.

Faktum är att produktivitetstillväxten inte längre ökar i samma takt som förut, utan håller på att plana ut. Vi vet att många tjänster rationaliserats bort, samtidigt som övriga yrkesgrupper tvingas ta över mer administrativa sysslor. Lärare är en sådan grupp som ofta pratar om att deras administrativa börda är för hög och att det stjäl arbetstid från deras egentliga fokusområde, eleverna och lektionstid. Också sjukhuspersonal spenderar mycket tid framför datorer istället för hos patienter.

Många, inklusive jag själv, vittnar om att vi idag har för många olika, och illa anpassade, IT-system. Visserligen har många utvecklare börjat anamma agil utveckling, men många har en lång väg att gå. Tar vi Arbetsförmedlingen som exempel vet vi sedan tidigare att deras interna IT-miljö är katastrofalt dålig, och i veckan kom uppgifter om att dom spenderat miljontals kronor på att utveckla en ny webbplats som troligtvis inte kommer att färdigställas.

Som på dom flesta arbetsplatser använder vi oss på mitt jobb ofta av Microsoft Office. Vi skickar mail med Outlook, använder mallar skrivna i Word och matar in uppgifter i Excel. Officepaketet, och framför allt Excel, är otroligt kraftfullt; men används idag till allt möjligt. Från att skriva stationsbeskrivningar, till att skapa diagram och månadsrapporter.

Vi skall på min arbetsplats nu försöka minska den tid vi som arbetar i produktion lägger på administrativt arbete i vårt affärssystem, det program vi bland annat använder oss för att hantera lager, utskrivning av tillverkningsordrar och inleverans av färdiga produkter.

Programmet är skräddarsytt för oss, eller är i alla fall tänkt att vara det. Eftersom vi är flera i produktion som använder samma inloggning, samt att man valt att inte skräddarsy utseendet och funktionerna efter dom olika behoven på arbetsplatsen, har vi tillgång till alla fällt och menyer. Det betyder att vi kan ignorera många av dom fält som finns, och att det ibland är svårare att göra rätt, mycket på grund av att dom lathundar som bör finnas antingen saknas, är otydliga eller rentav är felaktiga. Som exempel kan jag berätta att vi måste gå in i fyra olika menyer, med undermenyer, för att leverera in färdiga produkter.

För att effektivisera affärssystemet behöver man alltså anpassa det utifrån det behov vi har och ta bort överflödig information och fält samt försöka att samordna flera fält på en och samma sida.

Nu skall vi alltså minska mängden administrativt arbete i produktion. Något som diskuteras är att man bör samordna korrigeringen av tillverkningsordrar istället för att ta det pö om pö. Eftersom vi har krav på spårbarhet, samtidigt som lagernivåerna inte alltid stämmer, måste artiklar och lagersaldon ibland korrigeras. Den som vet vad rotorsaksanalys innebär inser snabbt att problemet inte alls är att vi måste korrigera tillverkningsordrar, ibland flera stycken beroende på antalet utskrivna, utan att det faktiskt är ett symptom på bristande saldokontroll i lagerhanteringen.

Givetvis är exemplet ovan enbart en sak, och det är självklart positivt att man försöker minska det administrativa arbetet, men i det här fallet försöker man som jag tidigare skrev hantera symptomet och inte rotorsaken. Givetvis kan jag försöka berätta det för dom, men dels ingår det inte i mina arbetsuppgifter och det är mer givande att skriva ett blogginlägg om ämnet.

Tips: Lyssna på Jonas Söderström, författare till boken Jävla Skitsystem!, som medverkar i avsnitt 16 av Logistikpodden.

Skapa ordning ur kaos med FIFO

av
Bild på Produktion industri industrilokal
Foto: Pixabay.com

Ett par av produkterna vi tillverkar på min arbetsplats kräver att man låter produkten vila i en eller ett par dagar i ett speciellt rum. När man sedan skall fortsätta arbeta med produkten måste man först kontrollera hur länge den har stått i rummet, och välja den som har stått där längst. Vanligtvis sker detta genom att vi har ett visst antal artiklar, separerade på olika hyllor, och sedan måste kolla datum på varje tillverkningsorder. Det är en omständlig process, och förutom att man måste kontrollera allt i rummet så måste man ta fram varje order en och en eftersom dom alla är skymda av hyllplanen. Några av oss som arbetar i produktionen har funderat på olika sätt för att underlätta processen. Ett är att sätta varje order längst fram, men tejp eller en pappersklämma, så det är enkelt att se dom.

I slutet av förra veckan, på grund av en renovering, flyttade vi allt till ett annat utrymme. Problemet var bara att allt ställdes huller om buller, och förutom att, som tidigare, allt ställts där det fanns plats, stod olika artiklar på samma hylla. Därför började jag med att skapa en enkel lista med hjälp av Excel, där jag antecknade datum, tid och produktens löpnummer. Jag upprepade processen för alla artiklar, och skrev ut och satte upp listorna på utsidan dörren. Min tanke är att när man ställer in produkter i rummet skriver man upp det på respektive lista, och när man tar ut en produkt stryker man den raden. Jag tycker det verkar vara ett bra och enkelt system. Frågan är om mina kollegor kommer att arbeta efter den principen, och förstår hur det fungerar, eller struntar i det.

Även om det nuvarande förvaringsutrymmet endast är temporärt borde man skapat någon form av struktur där man märkt upp respektive hylla. Men det är min förhoppning att man kommer att skapa en mer strukturerade lösning, gärna bättre än den tidigare, när man väl har en definitiv förvaringsplats för produkterna. Som ni förstår är detta ett klassiskt FIFO-system, men på grund av att man behövt leta efter rätt produkt att arbeta med så har det funnits, och fortfarande finns det, många slöserier att eliminera.

Hellre ingen lärare än en outbildad?

av
Svensk skola
Foto: Eric Seb. Gustafsson / CC BY-SA

Under dom senaste åren har kraven på utbildade lärare i den svenska skolan skärpts. När regeringen under Fredrik Reinfeldt presenterade och införde krav på lärarlegitimation var det i första hand för att höja läraryrkets status i samhället, så att den som faktiskt gått igenom lärarhögskolan skall känna att det har varit värt det. I början fanns ett stort problem när Skolverket tog lång tid på sig att skicka ut legitimationen efter ansökan, och i vissa fall gav lärare behörighet att undervisa i ämnen läraren inte har en examen i.

Inom förskolan ställs nu krav på att den som anställs skall vara en utbildad förskollärare. Detta har i sin tur skapat problem för barnskötare, en yrkesgrupp som traditionellt sett också varit stor inom det området. Bristen på utbildade lärare inom förskolan och en osäkerhet för barnskötare med vikariat skapar inte en stabil grund för barnen. Mina egna minnen från dagistiden finns endast kvar i fragmenterad form. Det var trots allt över 20 år sedan. Men då fanns inte samma krav.

Jag har spenderat drygt 13 år i det svenska skolsystemet, utöver dagis och förskoleklass. Under mina år har jag träffat på mer och mindre pedagogiska lärare, men också fritidsledare och övrig personal. Det är stor skillnad på olika människor och deras förmåga att lära ut.

Som exempel kan vi ta den matematiklärare jag hade på gymnasiet. Matematik A handlar till största delen om att repetera grundskolans matematik, men istället för traditionell katederundervisning fick vi en lärobok, och ibland några diagnostiska test när vi bad om det. Jag lyckades slutföra det nationella provet redan första läsåret, medan vissa skolkamrater fortfarande läste Matematik A det tredje. Då fick dom en en lärarvikarie som studerade till någon form av ingenjör, som gjorde lektionerna intressanta och dom fick lära sig mer på en termin än under hela gymnasiet. Beror det på att matematikläraren arbetat inom yrket i 25 år och tröttnat, eller på att hon var en allmänt dålig pedagog? Jag har träffat andra lärare som arbetat ungefär samma tid men varit mycket mer pedagogiska.

Ett annat exempel vi kan ta är en tidigare ledare inom industrisektorn som omskolade sig till yrkeslärare under tiden utbildningsveckorna fortskred. Även om jag inte hade traditionell skolundervisning, eftersom jag redan var klar med gymnasieskolan, så arbetade han också med gymnasieelever. Det var stor skillnad på både pedagogisk förmåga, engagemang och anekdoter från hans tidigare arbetsplats. Men han hade ännu inte tagit sin yrkeslärarexamen när han utbildade. Men  han var troligtvis även en bra lärare och chef på sin tidigare arbetsplats.

Som gymnasieelev hade jag själv gått igenom ett helt skolsystem, även om jag inte alltid gått den traditionella vägen, och tillsammans med mina klasskamrater hade vi gått igenom vad många beskriver som flumskolan. Det har varit mer fokus på självstudier än katederundervisning med duktiga och engagerade lärare. Kraven på oss elever var nästintill obefintliga och den respekt man bör ha för en magister fanns inte där. Att många kom sent, inte dök upp eller inte engagerade sig tillräckligt, eller tjötade under lektionstid behöver jag väl inte ens berätta? Men det är svårt att på gymnasiet ändra elevers attityd, om man inte har en magister som utstrålar auktoritet, eller på annat sätt ingiver respekt samtidigt som man har elever som är motiverade, och fått kämpa sig till en plats på den skolan.

Skillnaden i engagemang från eleverna skiljer sig antagligen stort mellan dom olika skolorna och utbildningarna dom erbjuder. Gymnasieprogram, eller högskoleutbildningar, som kräver höga betyg har troligtvis mer motiverade elever, och mer respektingivande lärare, än en skola där tröskeln är mycket lägre. Därför blir också kvaliteten på utbildningen högre.

Den stora frågan är, hur får man ungdomar att törsta efter kunskap?

En tillfällig permanent lösning

av
Bild på Produktion industri industrilokal
Foto: Pixabay.com

Tillfälliga rutiner, kontroller och lösningar riskerar att bli permanenta om man inte aktivt följer upp och utvärderar, och tar bort, eller eventuellt ersätter dom med ett mer hållbart arbetssätt. På min arbetsplatser har jag noterat att många tillfälliga kontroller som införts för att hantera ett visst problem har blivit en ny standard, trots att man inte har upplevt felet på månader, ibland år. Merarbete som inte genererar värde för kunden, och stjäl viktig arbetstid.

Ett annat intressant exempel är när man har fattat beslut om tillfälliga hjälpmedel, fixturer eller kanske monteringssätt. Ofta kan ett nytt temporärt arbetssätt vara bättre än det nuvarande, något som vi på min nuvarande arbetsplats borde lära oss av där vissa hjälpmedel och arbetsrutiner är anpassade till en mer småskalig produktion, medan produktionsvolymerna har ökat dom senaste åren. Men att införa en sådan lösning kräver också att någon har som uppgift att ta fram ett mer hållbart arbetssätt, och en mer ergonomisk och lättanvänd arbetsmetod.

På min tidigare arbetsplats hade jag förmånen att få vara med i slutskedet av en produktlansering, när den föregående modellen fasades ut. Även om jag inte hade möjlighet att vara med från början var det riktigt intressant att lära mig hur man dels hade arbetat med den tidigare modellen, och hur arbetssätt, verktyg och hjälpmedel förändrades i och med lanseringen och tillverkningen av en ny produkt.

Mina dåvarande kollegor berättade om att vissa arbetssätt hade presenterats som tillfälliga, att man skulle få mer ergonomiska och bättre anpassade fixturer och hade hoppats att så skulle vara fallet i samband med utfasningen av den gamla produkten. Och visst, mycket förändrades, men samtidigt var en del av dom gamla delarna kvar, och många fixturer fick endast små förändringar för att anpassas till framtiden. Även en del nya arbetssätt var ur monteringssynpunkt ytterst tveksamma ur både ett ergonomiskt- och produktivitetsperspektiv.

Förutom att regelbundet följa upp alla temporära kontroller och arbetssätt, bör man även försöka ha en tydligare kommunikation mellan olika funktioner i företaget. Från konstruktion till produktion. Vid produktframtagning till monteringsindustrin är det oerhört viktigt att försöka göra en så monteringsvänlig produkt som möjligt. En produkt bör ha så få delar som möjligt, vara greppvänlig, svår eller omöjlig att felmontera och enkel åtkomst vid montering. Det kan låta självklart, men med alla anekdoter jag hart om konstruktörer så är det absolut inte så.

Produktframtagning med monteringsvänlighet i fokus kallas Design For Assembly (DFA), och att arbeta överlappande, och ha en god kommunikation, och undvika väggar mellan dom olika funktionerna inom produktframtagning kallas Concurrent Engineering. Fördelarna är att man får en bättre effektivitet, samverkan och kan upptäcka eventuella problem på ett tidigt stadium vilket reducerar kostnader för konstruktionsändringar.

 

Dela information mellan arbetspass

av
Post-it lappar
Foto: Pixabay.com

Överlämning mellan olika arbetspass och vid rotation är otroligt viktigt inom många organisationer. Inte minst inom sjuk- och äldrevård där den som kliver på sitt arbetspass blir briefad om patienter och boende. Även om det säkerligen finns förbättringsmöjligheter där så är det betydligt lättare eftersom man har personlig kontakt med sina kollegor.

Arbetar man exempelvis inom industrin på företag där man inte tre- eller fler skift kan det ibland vara svårt med överlämning. I första hand bör det vara arbets- och lagledare som har koll på dom olika arbetsstationernas status, eventuella kvalitetsproblem och leveransstörningar. Informationen bör sedan förmedlas på ett kort dagligt produktionsmöte med avdelningen. Det är ett bra sätt, men givetvis inte idiotsäkert, och frågetecken kan uppstå.

Kritisk information bör givetvis informeras skriftligt och papper, gärna med bilder, skall hänga på respektive arbetsplats där förändringen- eller problemet finns. Arbetsbeskrivningar bör uppdateras och rutinmässigt kontrolleras av arbetstagaren. Men hur gör man med tillfällig information kollegor emellan? Jag har vant mig vid att läsa post-it-lappar, och själv skrivit många, med information för nästkommande dag. Ett sätt är att montera upp whiteboardtavlor på väggen där information som är ”bra att tänka på” förmedlas till alla som arbetar på arbetsstationen. Kanske bör man se över möjligheten att föra logg där man skriver upp resultat och eventuella problem innan hemgång.

Men alla arbetar inte inom ett praktiskt yrke, många arbetar på kontor och har samma rutinmässiga arbetsuppgifter. Givetvis skiljer det sig åt beroende på vilken tjänst man har på företaget, men det är ovanligt att ekonomiavdelningen byter arbetsuppgifter med kundtjänstavdelningen under en vecka. Som jag ser det har tjänstemän ofta olika sätt att hantera påminnelser. Det kan handla om ”kom ihåg”-lappar på skärmen, kalender med påminnelser eller att man använder sin inbox som planeringsverktyg. Frågan är vad som är bäst. Själv strävar jag efter att ha en så ren inkorg som möjligt, och försöker lägga in datum i min kalender och eventuellt skriva lappar till mig själv, men helst notifikationer som poppar upp i tid och otid. Det finns säkert också många bra lösningar som företag betalat dyrt för.

Det är tråkigt att det oftast inte finns någon standardiserad metod, och att olika anställda använder egna metoder, trots att dom alla jobbar på ett och samma företag. Visst kanske man delar med sig av en del tips, men man bör ha en bra lösning som ger bäst resultat och tar minst tid. Det gäller oavsett position i företaget.

Manuell hantering av lagersaldo

av
Fifo flöde pallställ
Foto: GiaBao16 / CC BY-SA 3.0

Beställningspunkt är ett begrepp som jag ibland hör. Som jag förstår det betyder det att vårt affärssystem antingen automatiskt beställer, eller signalerar att lagersaldot har nått en viss gräns och att vårt lager behöver fyllas på. Så länge alla parametrar stämmer så fungerar det systemet, som jag förstår det utan att ha någon faktisk inblick.

Men det är faktiskt så att ett par olika artiklar som vi använder inte finns lagerförda på samma vis i systemet, utan klassas som förbrukningsmaterial. Om det beror på att det är svårberäknat, eller på någon annan anledning, kan jag inte uttala mig om. Allt fungerar så länge det finns någon ansvarig som manuellt håller efter lagernivåerna och ser till att det beställs nytt vid behov. Men där det inte finns uttalade rutiner, eller om ansvarig är frånvarande en längre tid och ingen annan har som uppdrag att kontrollera behov och lager, så kan det ibland uppstå problem. Att lagret är tomt. Det kan betyda panik, och leverantören kanske inte kan leverera den mängd vi behöver direkt, utan kanske både har leverans- och produktionstid på ett par dagar eller veckor. Vad händer då?

Själv tror jag att det faktiskt går att föra in hanteringen av dom flesta av våra ”förbrukningsartiklar” in i den digitala lagerhanteringen. Antingen genom att man arbetar efter prognos, eller att man manuellt går in och korrigerar lagersaldot exempelvis veckovis. Det sistnämnda förutsätter dock att man fortfarande har rutiner kring vad som händer om personen lämnar företaget eller är sjuk en längre tid. Jag älskar skriftliga rutiner. Finns det på papper, och man ser till att hålla uppdatera informationen och följer rutinerna så bör saker fungera, i dom flesta fallen.

Bästa alternativet är att man har ett FIFO-system med där minsta lagernivå märks upp. Exempelvis genom att placera ett KANBAN-kort som synliggör materialbehov. Minsta lagernivå måste definieras utifrån förbrukning och leveranstid.

Har ni ett automatiserat system på din arbetsplats, där varorna automatiskt beställs från leverantör, eller arbetar ni med manuella metoder?