Det är fortfarande vanligt att man som organisation tvingas anpassa sig efter system, istället för att systemen anpassas efter verksamheten. Även om många företag fortfarande har förlegade IT-system så behöver det inte nödvändigtvis vara så, det kan lika gärna vara så att man inte lyckats anpassa det till medarbetarna som arbetar i verksamheten. Antingen på grund av påstådd tidsbrist, eller brist på kompetens och att ansvarig inte har tillräckligt bra kommunikation med dom som arbetar i systemet.
Enligt en undersökning av fackförbundet Unionen uppskattas arbetstidsförlusterna på grund av IT-strul uppgå till 30 minuter per dag till en kostnad av 14,5 miljarder kronor. Vi kan alltså konstatera att det är oerhört viktigt att arbeta tillsammans med systemanvändarna vid införandet av en ny mjukvara, samt att kontinuerligt lyssna på medarbetarnas förslag om förbättringar.
Som jag tidigare skrivit är det en administrativ mardröm, vi har på min arbetsplats alternativ i en rullmeny som absolut inte får användas. Varför finns dom då där över huvud taget? Dom tar bara upp plats och gör det svårare att navigera.
Men det är inte enbart IT-systemen man bör anpassa efter arbetsuppgifternas behov, utan också arbetsredskapen i övrigt. Jag anser att det är viktigt att ha en dialog vid införandet av nya arbetsrutiner och verktyg och motivera vad dom skall användas till, varför dom behövs och hur dom underlättar arbetet samt hur dom skall användas.
Min arbetsplats är mitt uppe i en produktionsförändring, inte produkterna utan mer arbetsupplägget. Projektet har blivit försenat drygt ett år men håller nu på att genomföras. Problemet är bara att man valt att köpa in saker just vid den tidpunkten, men utan att ha en klar bild över hur dom skall passa in i produktionen. Vi har kommit på att en transportbana som köpts in borde ha varit hälften så lång, om den nu över huvud taget behövs, men måste nu anpassa oss efter hur den ser ut, istället för att anpassa den efter en färdig plan. Det återstår att se hur slutresultatet blir.
Som läsare, oavsett om du arbetar på en ledande befattning eller som en vanlig knegare, bör du ta med dig att det är viktigt att först ha en plan, diskutera om det faktiskt är värt att gå vidare med den, om den kommer att tillföra något och avlasta arbetet, och därefter börja fatta beslut utifrån dom förslag som framkommit. Alltså inte köpa in något och därefter ställa frågan ”hur fan skall jag få in den här i mitt dagliga arbete?”