IT-arkiv - Jobbasmartare.com

Fel att anpassa arbetet efter systemet?

13 maj, 2016 av Magnus

Kontorslandskap — Foto: mark sebastian / CC BY-SA 2.0

Det är fortfarande vanligt att man som organisation tvingas anpassa sig efter system, istället för att systemen anpassas efter verksamheten. Även om många företag fortfarande har förlegade IT-system så behöver det inte nödvändigtvis vara så, det kan lika gärna vara så att man inte lyckats anpassa det till medarbetarna som arbetar i verksamheten. Antingen på grund av påstådd tidsbrist, eller brist på kompetens och att ansvarig inte har tillräckligt bra kommunikation med dom som arbetar i systemet.

Enligt en undersökning av fackförbundet Unionen uppskattas arbetstidsförlusterna på grund av IT-strul uppgå till 30 minuter per dag till en kostnad av 14,5 miljarder kronor. Vi kan alltså konstatera att det är oerhört viktigt att arbeta tillsammans med systemanvändarna vid införandet av en ny mjukvara, samt att kontinuerligt lyssna på medarbetarnas förslag om förbättringar.

Som jag tidigare skrivit är det en administrativ mardröm, vi har på min arbetsplats alternativ i en rullmeny som absolut inte får användas. Varför finns dom då där över huvud taget? Dom tar bara upp plats och gör det svårare att navigera.

Men det är inte enbart IT-systemen man bör anpassa efter arbetsuppgifternas behov, utan också arbetsredskapen i övrigt. Jag anser att det är viktigt att ha en dialog vid införandet av nya arbetsrutiner och verktyg och motivera vad dom skall användas till, varför dom behövs och hur dom underlättar arbetet samt hur dom skall användas.

Min arbetsplats är mitt uppe i en produktionsförändring, inte produkterna utan mer arbetsupplägget. Projektet har blivit försenat drygt ett år men håller nu på att genomföras. Problemet är bara att man valt att köpa in saker just vid den tidpunkten, men utan att ha en klar bild över hur dom skall passa in i produktionen. Vi har kommit på att en transportbana som köpts in borde ha varit hälften så lång, om den nu över huvud taget behövs, men måste nu anpassa oss efter hur den ser ut, istället för att anpassa den efter en färdig plan. Det återstår att se hur slutresultatet blir.

Som läsare, oavsett om du arbetar på en ledande befattning eller som en vanlig knegare, bör du ta med dig att det är viktigt att först ha en plan, diskutera om det faktiskt är värt att gå vidare med den, om den kommer att tillföra något och avlasta arbetet, och därefter börja fatta beslut utifrån dom förslag som framkommit. Alltså inte köpa in något och därefter ställa frågan ”hur fan skall jag få in den här i mitt dagliga arbete?”

Sänkta kostnader med standardiserad IT

23 mars, 2016 av Magnus

Podcast Blue Mikrofon — Foto: Pixabay.com

I kölvattnet av att en maskin på arbetsplatsen var ur funktion under tre dagar kommer man nu se över rutinerna för säkerhetskopiering av kritiska funktioner på företaget. Vad detta egentligen innebär är högst oklart. Mitt förslag är att man direkt skapar en ögonblicksbild, en hårddiskavbild som är en direkt kopia av hårddisken. Det bör vara den lägsta nivån på säkerhetskopiering för alla företag.

Den som har ansvar för att maskinen skall fungera säger att det är bra om man har en exakt kopia av den nuvarande datorn, med alla styrkort och funktioner för PLC, på hyllan för att snabbt kunna ersätta den vid hårdvarufel. Fördelen är givetvis att man relativt enkelt bör kunna avhjälpa driftstopp, men det är väldigt mycket pengar för en dator som troligtvis aldrig kommer att användas och eventuellt är kraftigt föråldrad när man väl behöver ersätta produktionsdatorn.

Oavsett tillvägagångssätt bör man se över inköpsrutinerna för just datorer och teknik. Istället för att köpa enstaka datorer varje halvår, eller år, bör man köpa in nya datorer till alla på företaget samtidigt eftersom man då har ett bättre förhandlingsläge och med största sannolikhet kommer att få ned totalkostnaden. Utöver lägre kostnader har man även möjlighet att standardisera datorerna i organisationen. Det blir då mycket enklare att ersätta delar och att uppgradera dom vid behov. Dessutom har den som är IT-ansvarig en bättre överblick.

Att köpa förbrukningsvaror i bulk har också fördelar eftersom man då kan få ned kostnaderna. Men stora volymer kan likställas med överproduktion som genererar lager, transporter vilket man då måste ta med i beräkningarna. Men för inköp man faktiskt behöver just nu, som exemplet med datorer för kontors- och produktionsmiljöer är det en bra strategi och kan sänka både inköps- och supportkostnader. Däremot bör man inte köpa in fler datorer än man faktiskt kommer att använda, plus en eller två reservdatorer som nu kan ersätta alla datorer på företaget, oavsett var den används.

Kraschad hårddisk stoppar produktionen

22 mars, 2016 av Magnus

Hårddisk Krasch — Foto: William Warby / CC BY 2.0

Under två dagar har produktionen stoppas, detta till följd av att en maskin, som delvis drivs av en dator med operativsystemet Windows, råkat ut för en hårddiskkrasch. Det var igår vi inte kunde starta skärmen och efter en omstart fungerade datorn, men bara hjälpligt och ovanligt segt.

Först trodde man att maskinen kunde ha drabbats av någon form av virus, någon hade satt i en nätverkssladd som av någon anledning hängde vid datorn, som var kopplad till internet. Vad som hände efter att jag gick hem vet jag inte, men på morgonen såg jag att den varnade om en felaktig hårddisk.

Idag har den IT-ansvarige på företaget tagit hand om datorn och jag fick veta att hårddisken var trasig och att den nu bytts ut mot en ny SSD-hårddisk, vilken är snabbare än en traditionell mekanisk hårddisk. Vad jag kunde se så installerade man operativsystem och programvara på datorn när jag slutade för dagen.

Att en dator går sönder är inte ovanligt, det händer varje dag någonstans i världen. Som jag förstår det hade man missat att skapat en säkerhetskopia av hårddisken, åtminstone inte det senaste året, vilket också gör att det tar ytterligare längre tid att återställa programvaran. Idag är det inte svårt, och det tar inte heller lång tid, att regelbundet säkerhetskopiera en dator. När köpt en ny dator och installerat operativsystem, program och nödvändiga drivrutiner bör man skapa en avbild av hårddisken. Då kan man enkelt återställa datorn till grundutförandet vid problem. Utöver avbilder bör man regelbundet säkerhetskopiera program och filer som man vill, eller måste, spara. Man kan antingen spara datan genom att fysiskt föra över filerna till en extern hårddisk, eller CD-skiva, eller använda någon form av automatisk backuplösning till molnet eller en företagsbaserad backuplösning. Man bör givetvis både ta regelbundna kopior och datera dom.

Förhoppningsvis har man lärt sig något av detta. Att alla datorer på företaget, inte bara dom där alla filer lagras centralt, regelbundet måste säkerhetskopieras. Hårddisken som nu sitter i denna dator har en garanti på fem år, men om man glömmer bort den igen och den kraschar, inom eller efter 5 år, så står man där och får lägga in alla inställningar manuellt, om backup saknas.

Backuplösningar är betydligt billigare än arbetsgivaravgifter, lön och brutna leveranslöften till kunder. Även om man i ett första skede inte kan tro det.

Jag vill avsluta detta blogginlägg med att uppmana dig att säkerhetskopiera viktiga filer och foton som finns på alla dina, och dina familjemedlemmars, enheter. Mobiltelefoner, surfplattor och datorer riskerar att krascha. Ha minst tre backuper. Hemma (on-site), I bankfack eller på annan säker plats (off-site) och eventuellt även en molnbaserad backuplösning. Säkerhetskopiera mera!

Att tjuvlyssna på bussen

19 mars, 2016 av Magnus

Det finns många sätt att hämta inspiration till nya blogginlägg. Mycket hämtar jag från min egen vardag, från nyhetsinslag och tidningsreportage. Men att överhöra andras samtal, på arbetsplatsen, på bussen till och från jobbet, eller på andra offentliga platser ger också upphov till intressanta frågor, framför allt när personerna diskuterar ämnen som intresserar mig.

På väg hem från jobbet i fredags hörde jag två andra ungdomar som pratade om deras arbetsplats. Som jag förstår det arbetar dom för en av dom större snabbmatskedjorna som finns etablerade i Sverige. Diskussionen handlade dels om arbetstider och arbetsmängd, kunder som dom hade träffat, men också om hur företagets olika IT-system kunde förbättras och vilka processer som skapade irritation för dom i arbetsdagen.

Som många andra företag använde sig också denna restaurang av en sorts tidredovisningssystem, en stämpelklocka. Men som jag förstod det behövde man manuellt starta om systemet inför varje ny arbetsdag. Omstarten som tog ungefär 20-30 minuter skulle övervakas för att upptäcka eventuella felmeddelanden som kunde fördröja processen ytterligare. En av personerna på bussen frågade varför den inte gjorde det automatisk varje dag.

Även om jag inte har någon inblick i hur tidsredovisningen sker på min arbetsplats, jag stämplar bara in när jag börjar och ut när arbetsdagen är över. Behöver jag gå tidigare eller kommer att vara ledig nästkommande arbetsdag så använder jag mig av en av dom koder som finns i systemet. Min chef kan sedan korrigera och lägga in exempelvis sjukdom eller ledighet från datorn. Själva systemet fungerar automatiskt, även om servern ligger nere så lagrar stämpelklockan automatiskt uppgifterna och för in dom i systemet vid ett senare tillfälle.

Mina medpassagerare funderade också över hur man kunde förbättra systemet för att ta emot beställningar till restaurangen, från kassorna till den som lagade och förberedde maten. Där handlade diskussionen om någon form av rullgardinsmeny, men utan någon vetskap om systemet är det svårt att förstå.

Eftersom det är ett stort företag med flera olika franchise-restauranger i flera länder tror jag det är svårt för dom unga arbetarna att föra fram sina synpunkter med förslag på förändringar som skulle förbättra för företaget och dom anställda i deras vardag. Nu vet jag inte hur företaget tar vara på förslag, eller om dom ens har ett sätt för att fånga upp dom. När det handlar om centralt kodade, och troligtvis hostade, IT-system är chansen troligtvis minimal för att det skall förbättras.

Men som ni vet är det viktigt att ge anställda möjlighet att påverka arbetet och fånga upp deras kreativitet och förslag. Ett ledarskap som uppmuntrar till engagerade medarbetare kommer också att få en trevligare psykosocial arbetsmiljö samt en ökad lönsamhet.

Den digitala sjukvården

10 mars, 2016 av Magnus

Ambulans sjukhus — Foto: Hangsna / CC BY-SA 4.0

I dagens sändning av Ring P1, med Sofie Ericsson, i Sveriges Radio, medverkade en kvinna som hade synpunkter på den nuvarande journalhanteringen, vilken hon ansåg vara förlegad. Som dom flesta vet hanteras journaler i olika system beroende på landsting. Situationen är ohållbar eftersom man antingen måste vänta på den lokala postgången, eller använda sig av en faxmaskin. Har alla födda på 90-talet och framåt sett en sådan maskin?

Kvinnan lyfte också upp problemet att man som läkare måste ha med sig en laptop vid hembesök och liknande för att fortfarande ha tillgång till patientens journaler, eftersom allt idag är digitaliserat. Just det argumentet tycker jag motsäger det förstnämnda. Jag är däremot helt enig om att man bör spara journalkopior i pappersform, än idag, som komplement. Det har faktiskt hänt att IT-systemen för sjukvården har legat nere i flera veckor, eller varit nästintill oåtkomliga. Detta så sent som 2015.

Utöver kommunikationsproblemet mellan olika vårdinrättningar har ett och samma sjukhus ofta flera olika IT-system för olika funktioner. System som ibland inte ens kan kommunicera med varandra. För något år sedan såg jag ett nyhetsinslag där en sjuksköterska tvingades skriva ut en text från ett program, för att i nästa sekund skanna in pappret i ett annat. Att ha olika system är i sig inga problem, faktum är att vi idag använder en hel uppsjö av olika mjukvaror varje vecka. Även om nya IT-system utvecklas för framtiden så behöver dom inte tas fram av samma företag, men man behöver komma överens om en standard och möjligheten att antingen ge vårdpersonal från andra institutioner tillgång till deras gemensamma journalsystem, eller en möjlighet att transferera journalerna digitalt mellan olika system.

Läkare och övrig vårdpersonal har ofta behov av att vara flexibla och ständigt på språng. Antingen för hembesök, eller mellan olika patienter på sjukhuset. Därför bör man se över möjligheten att skapa ett plattformsoberoende system där man ger dom möjlighet att använda både datorer och mobila plattformar som surfplattor och mobiltelefoner för att kunna administrera patientjournaler. Nu vet jag inte hur det fungerar idag, men på film ser man ofta läkare med diktafoner. Kan man använda sig av den inbyggda mikrofonen och bifoga ljudklippet direkt i patientens journal?

Det är inte alls säkert att all information måste vara digital, eller att det är den bästa lösningen. Därför är det viktigt att det är vårdpersonalen som får vara med och lämna synpunkter och ges utrymme att i tvärsammansatta grupper samarbeta med både utvecklare och chefer för att minska den administrativa bördan och frigöra mer tid för patienter.

IT-system – en administrativ mardröm

7 mars, 2016 av Magnus

Att minska den administrativa arbetsbördan tror jag att dom flesta strävar efter, eller åtminstone önskar. Men under dom senaste åren har trenden varit den motsatta, vi matar allt mer information i olika datasystem, som i slutändan genererar prydliga grafer i rapporter.

Faktum är att produktivitetstillväxten inte längre ökar i samma takt som förut, utan håller på att plana ut. Vi vet att många tjänster rationaliserats bort, samtidigt som övriga yrkesgrupper tvingas ta över mer administrativa sysslor. Lärare är en sådan grupp som ofta pratar om att deras administrativa börda är för hög och att det stjäl arbetstid från deras egentliga fokusområde, eleverna och lektionstid. Också sjukhuspersonal spenderar mycket tid framför datorer istället för hos patienter.

Många, inklusive jag själv, vittnar om att vi idag har för många olika, och illa anpassade, IT-system. Visserligen har många utvecklare börjat anamma agil utveckling, men många har en lång väg att gå. Tar vi Arbetsförmedlingen som exempel vet vi sedan tidigare att deras interna IT-miljö är katastrofalt dålig, och i veckan kom uppgifter om att dom spenderat miljontals kronor på att utveckla en ny webbplats som troligtvis inte kommer att färdigställas.

Som på dom flesta arbetsplatser använder vi oss på mitt jobb ofta av Microsoft Office. Vi skickar mail med Outlook, använder mallar skrivna i Word och matar in uppgifter i Excel. Officepaketet, och framför allt Excel, är otroligt kraftfullt; men används idag till allt möjligt. Från att skriva stationsbeskrivningar, till att skapa diagram och månadsrapporter.

Vi skall på min arbetsplats nu försöka minska den tid vi som arbetar i produktion lägger på administrativt arbete i vårt affärssystem, det program vi bland annat använder oss för att hantera lager, utskrivning av tillverkningsordrar och inleverans av färdiga produkter.

Programmet är skräddarsytt för oss, eller är i alla fall tänkt att vara det. Eftersom vi är flera i produktion som använder samma inloggning, samt att man valt att inte skräddarsy utseendet och funktionerna efter dom olika behoven på arbetsplatsen, har vi tillgång till alla fällt och menyer. Det betyder att vi kan ignorera många av dom fält som finns, och att det ibland är svårare att göra rätt, mycket på grund av att dom lathundar som bör finnas antingen saknas, är otydliga eller rentav är felaktiga. Som exempel kan jag berätta att vi måste gå in i fyra olika menyer, med undermenyer, för att leverera in färdiga produkter.

För att effektivisera affärssystemet behöver man alltså anpassa det utifrån det behov vi har och ta bort överflödig information och fält samt försöka att samordna flera fält på en och samma sida.

Nu skall vi alltså minska mängden administrativt arbete i produktion. Något som diskuteras är att man bör samordna korrigeringen av tillverkningsordrar istället för att ta det pö om pö. Eftersom vi har krav på spårbarhet, samtidigt som lagernivåerna inte alltid stämmer, måste artiklar och lagersaldon ibland korrigeras. Den som vet vad rotorsaksanalys innebär inser snabbt att problemet inte alls är att vi måste korrigera tillverkningsordrar, ibland flera stycken beroende på antalet utskrivna, utan att det faktiskt är ett symptom på bristande saldokontroll i lagerhanteringen.

Givetvis är exemplet ovan enbart en sak, och det är självklart positivt att man försöker minska det administrativa arbetet, men i det här fallet försöker man som jag tidigare skrev hantera symptomet och inte rotorsaken. Givetvis kan jag försöka berätta det för dom, men dels ingår det inte i mina arbetsuppgifter och det är mer givande att skriva ett blogginlägg om ämnet.

Tips: Lyssna på Jonas Söderström, författare till boken Jävla Skitsystem!, som medverkar i avsnitt 16 av Logistikpodden.

Skapa genvägar i Windows

31 januari, 2016 av Magnus

Att navigera i krångliga IT-system och filstrukturer är ofta en del av vår vardag, framför allt om det inte är vi själva som skapat strukturen, eller om vi inte varit tillräckligt organiserade när vi började. Men även om strukturen är bra, och det är lätt att hitta det man söker, så kan det man söker vara gömt bakom en lång sökväg. Detta kan vara frustrerande, framförallt om man använder filen eller katalogen ofta.

Fortfarande arbetar dom flesta i en Windows-baserad IT-miljö, även om det finns undantag, så därför riktar sig detta inlägg främst till er. Arbetar ni med Mac OS X finns det antagligen liknande sätt, men mina kunskaper i det operativsystemet är mycket bristfälliga. Använder ni er av GNU/Linux bör ni kunna detta redan, eller ta kontakt via sociala medier för en genomgång.

Det smidigaste sättet att skapa en genväg är att högerklicka på den mapp eller fil man vill använda och skicka till skrivbordet.

Högerklicka på filen > Skicka till > Skrivbord (skapa genväg)

Ett annat bra sätt, framför allt om man har webbaserade IT-system, eller tillfälliga webblänkar, är att högerklicka på skrivbordet, välja nytt och genväg. Och sedan gå igenom den wizard med dialogrutor som kommer upp. Då kan man dels ange lokal sökväg till ett program, eller ange en url som https://www.google.se.

Ovanstående är ett bra sätt om flera personer, utan personliga konton, skall genomföra någon form av webbaserad undersökning och länken ligger undangömd i webbläsaren eller i ett gammalt mejl. Skapa tillfälligt en genväg på skrivbordet, namnge den ”Undersökning 2016” och säg till alla medarbetare att det finns en länk på skrivbordet. Mycket smidigare för alla inblandade.

Digitalisering lösning på lärarnas problem?

11 juli, 201510 juli, 2015 av Magnus

Svensk skola — Foto: Eric Seb. Gustafsson / CC BY-SA

Regeringen har givit Skolverket i uppdrag att ta fram och genomföra nationella skolutvecklingsprogram som ska bestå av olika former av kompetensutvecklings- och stödinsatser. Bland annat vill man minska administrationen för lärare och rektorer och önskar förslag om hur arbetsprocesser kan göras mer effektiva inom skolan. Man vill också att det görs insatser för att höja den digitala kompetensen bland landets lärare för att underlätta undervisning samt, som tidigare nämnts, få en effektivare administration.

Miljöpartiets språkrör, utbildningsminister Gustav Fridolin medverkade i tidningen Dagens Nyheter med anledning av presentationen av uppdraget. Till tidningen säger han bland annat följande:

”En sak som stjäl mycket tid är datasystem som inte fungerar. Här ska man kunna få stöd i att lägga upp arbetsmetoder för att ge lärare och rektorer mer tid till sitt huvuduppdrag.”

I alla organisationer är det vanligt att den som hanterar olika programvaror, framför allt databasprogram för informationshantering, kommer i kontakt med ett krångligt och ibland fullständigt trasigt system sett från ett användarperspektiv. Givetvis är det något man kan underlätta genom utbildning samt bra och lättöverskådliga lathundar. Dock löser det inte grundproblemet, framför allt inte om man tvingas använda sig av flera olika system som pratar två helt olika språk.

Vi kan ta ett exempel från min egen skolgång. Vid lektionens början genomförde läraren en närvarorapportering där denne antecknade i en mer eller mindre korrekt klasslista vilka elever som var närvarande. Någon gång efter att lektionen avslutats rapporterade läraren in elevernas närvaro och eventuell frånvaro. Eftersom jag inte är lärare eller vistas i skolmiljön längre är det svårt för mig att veta hur närvarorapportering går till idag, men det är svårt att tänka sig att den har förändrats mycket dom senaste åren.

Idag borde lärare använda sig av en surfplatta där denne genom en enkel applikation kan kommunicera direkt med skolans system för frånvarorapportering. Då slipper läraren det extra steget att först notera frånvaron på ett papper för att sedan föra in det i datasystemet. En sak mindre att både tänka på och administrera.

Även om många skolor idag väljer att dela ut surfplattor eller bärbara datorer till eleverna, på gått och ont, är det troligtvis fortfarande vanligt att läraren inför dagens lektion valt att kopiera upp ett eller flera pappershäften till varje elev. Papper som många av eleverna troligtvis kommer att ha tappat bort innan nästa lektion. Läraren får då kopiera ytterligare en uppsättning av texten vilket tar mycket tid i anspråk eftersom det förekommer i varje klass.

Alla skolor borde idag ha investerat i någon form av lärplattform, ett intranät där eleven enkelt kan komma åt det material som behövs för respektive ämne och lektion. Lärare borde också överväga att spela in undervisningsmaterial, med fördel utan eleverna, för att den som missat en lektion eller är i behov av extra repetition kan få möjlighet att se på lektionen flera gånger.

Saknar skolan en lärplattform kan läraren med fördel själv skapa en webbplats för sina lektioner. Ett bra och gratis verktyg, för den som saknar kunskap i webbutveckling, som många använder är Google sites där man enkelt kan skapa en sida och länka både till både word-filer, bilder och videoklipp. Det finns redan idag många skolor som arbetar helt eller delvis på det viset och det vore bra om dom spred vidare sina erfarenheter inom området.

Jag är som sagt var inte lärare och har slutfört både grund- och gymnasieskola. Utvecklingen av den svenska skolan bör ske på en nivå i samråd med elever, lärare och övrig skolpersonal tillsammans med skolledning och kommunens utbildningsförvaltning. Skolverket kan sätta en nationell standard, politikerna i riksdagshuset kan stifta nya lagar och den lokala kommunledningen rösta igenom en ny budget men dom har en väldigt distanserad bild av den svenska skolan och ska därför inte ägna sig åt detaljstyrning.

Du som är lärare vilka utmaningar kämpar du med i ditt dagliga arbete, vad är det som inte fungerar och vilka förbättringar har ni gjort dom senaste åren som givit positiva följder för lärandet. Berätta gärna om din vardag och dela med dig dina förslag om hur vi skapar en mer modern och kvalitetssäkrad skola.