Ständiga förbättringar-arkiv

Lean production är ingen hammare

30 juni, 2016 av Magnus

Vi har alla någon gång hört talesättet ”Om det enda verktyg man har är en hammare tenderar man att se varje problem som en spik.” Den gyllene hammaren skrevs först av Abraham Kaplan 1964: ”I call it the law of the instrument and it may be formulated as follows: Give a small boy a hammer, and he will find that everything he encounters needs pounding.” Men den mer populära varianten kommer från Abraham Maslows The Psychology of Science, från 1966.

Utgår vi från att Lean production är ett verktyg, vilket många felaktigt gör, skapat för bilindustrin och försöker applicera det på andra verksamheter skapar man troligtvis mer problem än vad man tidigare haft, eller så uppnår man nollresultat eftersom nya problem uppstår medan andra försvinner.

Lean production är en filosofi om hur man arbetar med att identifierar och eliminerar slöserier för att maximera den värdeskapande tiden man arbetar med produkter eller tjänster.

Många framhåller Toyota Production System (TPS), vilket för övrigt byggdes upp innan Lean fanns som en definition, som ett föredöme. Och i TPS finns verktyg som 5S, Just-in-Time, 7+1 slöserier och många fler. Problemet är att många okritiskt försöker kopiera TPS utan att förstå vad som gjort Toyota, åtminstone historiskt sett, till ett framgångsrikt företag.

Man kan, och till viss del bör, kopiera dom verktyg som Toyota Production System innehåller. Men samtidigt är inte alla verktyg applicerbara inom alla organisationer, eller på samma vis som vid Toyotas produktion av bilar. Dessutom bör man själva utveckla sitt eget produktionssystem, med egna verktyg, egna värderingar och principer.

Som du förstår blir det problem om man med Toyotas produktionssystem i bakhuvudet försöker att implementera Lean production i exempelvis en skolmiljö, eller inom tjänstesektorn. Detta betyder givetvis inte att man bör undvika Lean på sådana arbetsplatser, utan att man bör fundera på vad man vill uppnå, varför man vill uppnå det och hur målet skall uppnås.

Tidigare har jag skrivit om Paul A. Akers, entreprenör, grundare och ägare av FastCap LLC., ett företag som tillverkar ett flertal olika produkter med inriktning mot hantverkare. I sin bok 2 second lean beskriver han hur företagets egna verktyg fungerat mycket bättre för dom, än exempelvis Kaizen event. Och av videoklippen på YouTube att döma så ligger företaget i framkant vad det gäller medarbetardriven utveckling av arbetsmetoderna. Trots att det ofta är mycket små förändringar som kontrolleras med tidtagarur och dokumenteras med en mobiltelefon.

Så, för att avrunda. Vad har jag tagit upp i detta blogginlägg? Att Lean production inte är en hammare och att alla organisationer är olika och inte bör behandlas som spikar. Du har också kunnat läsa om att även om det finns framtagna verktyg behöver inte det betyda att dom nödvändigtvis är rätt för din arbetsplats, det kanske behöver utvecklas skräddasydda verktyg just för era arbetsuppgifter.

Till sist. Förbättringsarbete skall vara kul, annars händer det ingenting!

När sekunder blir till timmar

9 maj, 2016 av Magnus

Köstopp slöserier — Visualisering av köstopp

Att transportera material och produkter oftare och längre sträckor än vad som är nödvändigt är ett slöseri av resurser som inte tillför något värde till kunden. På min arbetsplats har vi en maskin som alla produkter inom ett visst sortiment skall gå igenom. För en tid sedan upptäckte vi, efter en förändring, att genomloppstiden blivit allt längre, något som givetvis påverkade produktionsmålen negativt.

Under föregående vecka kom en programmerare, automationstekniker är nog det korrekta namnet, ut och såg över maskinen och möjliggjorde ett köstopp så att om tiden mellan dom två första stationerna skiljer sig så kan produkten vänta utanför nästa station tills cykeln är klar. Om maskinen inte går i otakt, alltså helt felfritt, så transporteras produkten mellan dom två stationerna ungefär samtidigt. Jag frågade om det inte vore bättre att förskjuta testet vid första cykeln, istället för att man nu har möjlighet att själv påverka produktens flöde genom maskinen eftersom jag trodde det skulle snabba upp tiden, men jag fick tyvärr ingen förståelse för det.

Eftersom jag sedan en tid tillbaka har en klocka med tidtagarur kunde jag mäta tiden det tog att transportera produkten mellan dom två första stationerna. Transporttiden var cirka 8 sekunder mellan cyklerna. Med hjälp av dom fyra grundläggande räknesätten kunde jag räkna ut att transporttiden blir omkring 2,5 – 3 timmar per dag, eller upp till 15 timmar per vecka. Då har jag enbart tittat på tiden mellan dom två första stationerna i maskinen, det finns sammanlagt fem stycken. Några sekunder hit och dit spelar väl ingen roll, men som exemplet ovan visar blir det under en arbetsmånad blir drygt 68 timmar i enbart väntetid.

Transporttiden på åtta sekunder ger alltså upphov till ett annat slöseri, väntan. Stationen måste vänta minst åtta sekunder innan cykeln kan initieras. Vi har alltså två slöserier som enbart existerar på grund av att det tar för lång tid att transportera produkten. När vi nu är medvetna om slöseriet har vi två val. Antingen flyttar vi stationerna närmre varandra, eller så ökar vi hastigheten på, i detta fall, transportbanan.

Men köstoppet jag skrev om tidigare då? Ja, sedan förra veckan finns det möjlighet att köra in transporttiden så att produkten transporteras under den pågående cykeltiden för den andra stationen. I dagsläget kräver det manuell påverkan, att man helt enkelt stoppar produkten till att nästkommande produkt har gått igenom den första stationens produktionscykel varpå man släpper stoppet och produkterna går in i stationen, eller väntar bakom. Transportsträckan minskar inte, men väntetiden för den andra stationen minskar drastiskt.

Enligt mina beräkningar halverades nästan väntetiden när transporten skedde under cykeltiden för den andra stationen. Det betyder att man kan spara upp till 1,5 timme per dag. Givetvis bör frågan utredas vidare, framför allt av någon som är ansvarig för underhåll av maskinen, men det är en bit på väg.

En ytterligare fråga jag ställer mig är varför man lagt dom mer tidskrävande operationerna först i maskinens flöde, istället för mot slutet. Givetvis kan det vara så att dom behöver vara före, men ur ett produktionstekniskt perspektiv bör man lägga dom mer tidskrävande arbetsmomenten längst ned i produktionsflödet, och helst av allt dela upp på fler stationer.

Nu kanske ni undrar varför man bör lägga mer tidskrävande uppgifter senare i flödet? Jo, därför att man då får en flexibilitet har möjlighet att just köra in eventuella transportsträckor, som i det här fallet. I en perfekt värld finns det givetvis inga flaskhalsar och alla operationer tar exakt lika lång tid. Men än så länge är världen inte perfekt, och väldigt få svenska företag har idag ens börjat kolla på detta.

Hur du knyter skorna på tre sekunder

31 januari, 2016 av Magnus

Som barn lärde jag mig att knyta skorna. Det tog ett tag, det var mycket träning men till slut lyckades jag att knyta mina skor. Några år senare, på grund av lathet, slutade jag att knyta dom. Antingen lämnades knuten orörd och jag tvingade ned fötterna med hjälp av ett skohorn, eller så stoppade jag in snörena ändarna inuti skon.

När jag för ett par år sedan köpte skor med snörlås blev jag frälst, och idag använder jag i huvudsak skor med snörlås. Antingen tillsammans med elastiska skosnören, eller genom att modifiera en vanlig gymnastiksko. På min arbetsplats använder jag skor med kardborreband, inte enbart på grund av lathet, utan också för att det är den bästa varianten av skyddsko jag har att välja på.

Många tänker nog att det inte går att förbättra den metod dom flesta idag använder för att knyta skorna. Men det är fel. Bara för att majoriteten använder ett standardiserat arbetssätt betyder inte det att den metoden nödvändigtvis är den bästa. Den kan ha varit det, den kanske är det just nu men standarden bör och kommer att förändras. Standarden kommer alltid att vara den lägsta kvalitetsnivån, och om vi hittar ett bättre sätt, både sett ur kvalitets- och tidsperspektiv så bör vi överväga att implementera det som ny standard.

För ett par månader sedan läste jag att det finns bättre sätt att knyta skorna än det traditionella sätt som dom flesta använder sig av. En teknik som är enkel, och när man väl fått in tekniken så går den betydligt fortare än det vanligaste sättet. Följande två videoklipp är två olika variationer var samma teknik.

Förbättringsarbete i tysthet skapar ny praxis

23 december, 2015 av Magnus

Too busy to improve — Foto: Alan O’Rourke / CC BY 2.0

Min nuvarande arbetsplats har en bit kvar till att bli en av Sveriges mest strukturerade och produktiva företag. Det är inte så att vi har dålig omsättning eller vinst, men vi behöver fokusera på, och det gäller alla inom organisationen, på att visualisera och åtgärda problem. Jag tillhör en av alla anställda som skriver bra och konstruktiva förslag, samt ger input om idéer för att minska nuvarande störningar. Men att konvertera en text på papper till en genomförd lösning kan ibland ta väldigt lång tid, ibland flera år.

Eftersom vi för närvarande saknar uppdaterade skrivna arbetsinstruktioner arbetar vi efter hur vi har blivit upplärda. Något som är intressant att se är hur man genom att tyst ta initiativ till förändringar, hänga följesedlar på ett visst sätt, skriva datum istället för kryss osv, kan ändra praxis eftersom många börjar anta att det är en ny rutin som vi nu ska följa.

Det är förändringar som är lätta att göra eftersom dom varken kräver förändringar i byråkratin eller godkännande i ett visst hierarkiskt system. Tyvärr är det inte alltid lika lätt med mer omfattande, och ofta nödvändiga, förändringar eftersom dom kan uppfattas som stora, påfrestande, tidskrävande och jobbiga att genomföra. Trots att slutresultatet kommer att gynnas av förbättringen.

Att låta företagets medarbetare ta initiativ och uppmuntra till till förbättringsarbete, och ge dom utrymme att försöka genomföra dom, även om chansen att dom misslyckas är stor, kommer att leda till en ny företagskultur, högre arbetsmoral och ett bättre företag. Det åttonde slöseriet är att inte ta vara på dom anställdas kreativitet.

Fem problem och lösningar på Arbetsförmedlingen

20 december, 201520 december, 2015 av Magnus

Arbetsförmedlingen Partille — Foto: Albin Olsson / CC BY-SA 3.0

Arbetsförmedlingen är en av dom mest kritiserade myndigheterna i Sverige och brukar hamna längst ned i undersökningarna med frågan vilken myndighet man har störst förtroende för. När jag för ett par år sedan blev friställd tvingades jag åter ta kontakt med myndigheten för att skriva in mig som arbetssökande.

Mina tidigare intryck av Arbetsförmedlingen var otroligt negativa och som arbetssökande upplevde jag att mitt ärende slussades runt mellan olika handläggare, och när man väl behövde kontakta den som just då var ansvarig för mitt ärende var denne på semester. Jag kan beskrivas som en lösningsfokuserad analyserande person, och med en tids utbildning och arbetserfarenhet av Lean Production började jag genast att identifiera problem och räkna ut vad som behövde förbättras.

Min upplevelse på Arbetsförmedlingen

Väl på Arbetsförmedlingen skulle jag ta en kölapp, precis som personerna före mig så tryckte jag på fel knapp och tvingades lägga ytterligare ett nummer ovanpå automaten för att sedan ta en ny kölapp. Efter ett par minuter hade jag identifierat mig, lagt fram mitt ärende i receptionen och mitt namn skrivits på en lapp och lagts längst ned i högen med andra lappar. Nu satt jag och väntade på att den enda handläggaren som arbetade med inskrivning skulle ropa upp mitt namn. Men det tog tid.

Efter att ha tagit plats framför skrivbordet ombads jag att berätta om min tid innan arbetslösheten. Jag märkte snabbt att handläggaren inte var intresserad, eller förstod och mina tidigare erfarenheter av deras inmatningar i systemen gjorde att jag plockade fram mitt väl uppdaterade CV ur ryggsäcken. Han muttrade något och började ändra och mata in uppgifterna samtidigt som jag förklarade vad som stod på pappret.

När handläggaren hade skrivit in mig, kopierat och klistrat in mellan olika it-system för att skapa en individuell handlingsplan, förklarade han den snabbt för mig och jag fick äntligen lämna Arbetsförmedlingen efter en timma.

Lyckligtvis behövde jag inte vara arbetssökande länge, utan blev uppringd av ett företag som hade hittat mig i Arbetsförmedlingens databas, utan att jag hade sökt jobbet, eller hört talas om företaget tidigare.

Förslag på vad som borde ha gjorts

Många personer, både före och efter mig, hade precis som jag valt fel alternativ i kösystemet och många papperslappar hade lagts åt sidan. Därför är det viktigt att alltid tydligt märka upp alla alternativ som finns. När jag registrerat mig i receptionen finns ett fungerande, om än primitivt, system där mitt namn lades i en hög med andra namn. Man bör överväga eventuella fördelar med att köpa in ett kompletterande kösystemet, som Telias butiker har, där handläggaren kan läsa upp nästa kund/arbetssökande direkt från sin tjänstetelefon.

Direkt när den arbetssökande kommer in på kontoret ska handläggaren fråga om jag har en uppdaterad profil på Platsbanken, som ska kunna gå att kopiera, eller har om man har tagit med sig en uppdaterad meritförteckning. Det blir avsevärt mycket enklare att mata in uppgifterna i IT-systemet, som idag är otroligt krångligt och inte användarvänligt, om man har skriftlig information redan från start.

Vilka av leans 7+1 slöserier kan du hitta på Arbetsförmedlingen?

Överproduktion, lager, omarbete, transporter, outnyttjad kreativitet, överarbete, rörelse och/eller väntan?

Problemlösning: Hörlurstrassel

16 november, 2015 av Magnus

Vi har alla sett det, och själva haft det problemet. Hur vi än försöker så har hörlurarna trasslat ihop sig när de ska användas. Varje gång jag åker i kollektivtrafiken eller ser hur mina kollegor kämpar för att räta ut sladden tänker jag på hur lätt det faktiskt är att åtgärda problemet. När jag lärde mig om djävulshornstekniken så förändrades allt. Nu behöver jag inte längre kämpa, utan kan enkelt lossa lindningen av lurarna.

Givetvis finns det flera sätt att attackera problemet, den variant av ”djävulshornstekniken” som jag använder är bara en av ett flertal lösningar. Du kan använda dig av en pappersklämma, ett gammalt plastkort eller snurra hörlurssladden runt din enhet. Några av lösningarna skapar däremot nya problem, något man också måste överväga om man skall implementera en lösning. Alla måste kunna få vara med och dela sina åsikter och synpunkter.

Vi, åtminstone jag, stör oss dagligen på saker. Det kan vara både arbetsrelaterat och privat. För en arbetsgivare är det viktigt att ha verktyg för att kunna fånga upp vad många kan uppleva vara en störning, framför allt om en eller flera har förslag på hur man kan förbättra nuvarande arbetssätt, process och så vidare. Outnyttjad kreativitet är ett av åtta slöserier.